Sistem lama yang
perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal :
1. Adanya
permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama.
Permasalahan yang timbul dapat berupa :
è Ketidak beresan sistem yang lama.
Ketidak beresan
dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi
sesuai dengan yang diharapkan.
è Pertumbuhan organisasi.
Kebutuhan
informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat,
perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi
semua kebutuhan
informasi yang
dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih
kesempatan-kesempatan.
Dalam keadaan
persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat
menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah
disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga
teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi
agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi
dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah.
Penyusunan
sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas
pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.
Prinsip
Pengembangan Sistem
Prinsip-prinsip
pengembangan sistem, adalah :
1. Sistem yang
dikembangkan adalah untuk manajemen.
2. Sistem yang
dikembangkan adalah investasi modal yang besar.
Maka
setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :
-
Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan.
-
Investasi yang terbaik harus bernilai.
3. Sistem yang
dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.
4. Tahapan kerja
dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
5. Proses
pengembangan sistem tidak harus urut.
6. Jangan takut
membatalkan proyek.
7. Dokumentasi
harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.
Tahapan Pengembangan Sistem Informasi (SDLC)
a.
Fase Perencanaan
Sistem
Dalam fase
perencanaan sistem :
ð Dibentuk suatu
struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang
jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
ð Proyek sistem
dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas
tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.
ð Sumber daya baru
direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.
Selama fase
perencanaan sistem, dipertimbangkan :
• faktor-faktor
kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan
berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan.
• faktor-faktor
strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem
informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang
diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek
sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.
b.
Fase Analisis Sistem
Dalam fase ini :
ð Dilakukan proses
penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait
dalam pengembangan sistem, definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan
kendala-kendala sistem, ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi
jadwal untuk solusi yang berpotensi.
ð Fase analisis
sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.
ð Laporan yang
dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek sistem
dan memulai fase analisis sistem.
ð Tim proyek
sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk
mengembangkan suatu sistem baru.
ð Ruang lingkup
analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon
pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian
masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.
ð Beberapa aspek
sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase
ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup
pengembangan sistem.
ð Pada akhir fase
analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi
penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek
sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan
tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai
semua peserta setuju.
c.
Fase Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual
Arti Perancangan Sistem ;
- Tahap setelah
analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem.
- Pendefinisian
dari kebutuhan kebutuhan fungsional.
- Persiapan
untuk rancang bangun implementasi.
- Menggambarkan
bagaimana suatu sistem dibentuk.
- Yang dapat
berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa
elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
- Termasuk
menyangkut mengkonfirmasikan.
Tujuan Perancangan Sistem ;
-Untuk memenuhi
kebutuhan para pemakai sistem.
-Untuk
memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram
komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Sasaran Perancangan Sistem
- Harus berguna, mudah dipahami dan mudah
digunakan.
- Harus dapat mendukung tujuan utama
perusahaan.
- Harus efisien
dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan
mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas
yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.
- Harus dapat
mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari
sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simponan data, metode-metode,
prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan
pengendalian intern.
Dalam fase ini :
• dibentuk
alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai.
Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan
konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik
yang cocok untuk kebutuhan mereka.
• pada fase ini
analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan-laporan
dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing
laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau
tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini
dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer.
• Jadi, perancangan
sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen
perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan
teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang
akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file
dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan
file-file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data
diproses untuk menghasilkan output.
d.
Fase Evaluasi
dan Seleksi Sistem
Akhir
fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan
investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai
kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai
secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem.
Jika
tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan
sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan
dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan
salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu
alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk
sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya.
e.
Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional
Fase perancangan
sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara
konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara
detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form
tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui
oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik
untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan.
Berdasarkan
perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input
menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau
batch. Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi
informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel operasi agar
dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan.
Database
dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan
untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan.
Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk
merancang kemampuan tambahan macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.
Pada akhir fase
ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin
berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing
rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat
juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode
dan menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas
implementasi lainnya.
Meskipun
sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen rancangan sistem,
review terhadap rancangan sistem secara detail harus dilakukan kembali secara
menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dan personel manajemen, sedangkan
profesional sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini.
Tujuan
dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan error dan
kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan
atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya
yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan
terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan,
perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani
laporan perancangan secara detail.
f.
Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem
Pada fase ini :
• sistem siap
untuk dibuat dan diinstalasi.
• Sejumlah tugas
harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru.
• laporan
implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu
o
rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation
Review Technique (PERT) Chart dan
o
penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang
menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti :
− pengembangan
perangkat lunak.
− Persiapan
lokasi peletakkan sistem.
− Instalasi
peralatan yang digunakan.
− Pengujian
Sistem.
− Pelatihan
untuk para pemakai sistem.
− Persiapan
dokumentasi.
